本文重點
- 稽核的目的是評估，不是找碴
- 稽核的三種類型
- 稽核規劃
§ 01稽核的目的是評估，不是找碴
供應商稽核在台灣採購實務中，常常被兩種極端誤用：
極端一：稽核等於懲罰——當問題發生後，才啟動稽核，氣氛對立，供應商防衛。
極端二：稽核流於形式——每年走一遍相同的清單，打個分數，存檔，什麼也沒改變。
稽核的真正目的，是系統性地評估供應商「持續供應合規品的能力」——在問題發生前就識別風險，在有限的資源下決定哪些供應商需要更多關注。
§ 02稽核的三種類型
系統稽核（System Audit）
評估供應商的品質管理系統（QMS）是否完整建立並有效運作。
評估範疇：
- 文件化程序的完整性（品質手冊、作業程序、工作指導書）
- 內部稽核的執行情況
- 管理審查的定期進行
- 不符合項（NCR）的管理和改善閉環
- 人員訓練記錄
常見參考標準：ISO 9001、IATF 16949（汽車）、ISO 13485（醫材）
適用時機：新供應商引入前的初評、既有供應商每 2–3 年一次的定期複評
稽核時間：通常需要 0.5–2 天（視供應商規模和系統複雜度）
流程稽核（Process Audit）
評估特定生產或服務流程的控制能力，確認流程按照既定標準執行。
評估範疇：
- 關鍵製程的 SOP 是否落實執行
- 製程參數的監控記錄
- 作業員的實際操作是否符合工作指導書
- 設備的維護保養記錄
- 首件確認（FAI）的執行
適用時機：
- 新品試產或量產初期
- 品質問題改善後的效果驗證
- 供應商有重大製程變更（設備更換、人員異動、遷廠）
稽核時間：通常 0.5–1 天，針對特定流程
產品稽核（Product Audit）
評估成品的實際品質水準，以獨立於供應商 QC 之外的方式抽驗。
執行方式：在成品倉庫或出貨前，隨機抽取樣品，按照買方的驗收規格（AQL 標準）全面檢驗。
適用時機：
- 量產初期的品質確認
- 免驗資格複審前的最終確認
- 重大客訴後的品質恢復確認
§ 03稽核規劃
年度稽核計畫
建議每年年初制定年度供應商稽核計畫：
| 優先級 | 條件 | 稽核頻率 |
|---|---|---|
| 高 | 關鍵供應商、去年品質/交期有問題、首次合作的供應商 | 每年 1 次以上 |
| 中 | 一般供應商、績效穩定 | 每 2 年 1 次 |
| 低 | 標準品、免驗資格的優質供應商 | 每 3 年 1 次或依需求 |
「關鍵供應商」的定義：年採購金額排名前 20%，或任何斷貨即導致生產停線的供應商。
稽核前的準備
至少提前 2–3 週通知供應商：
稽核不是突襲式抽查（除非有具體的欺詐嫌疑），給供應商準備時間有助於稽核品質——你看到的是他們「最好的狀態」，若這個狀態仍有問題，不預告的稽核結果只會更差。
確認稽核範圍和清單：提前準備並發送給供應商，讓他們知道這次稽核的重點在哪裡。
複習供應商的歷史記錄：
- 上次稽核的不符合項，改善了嗎？
- 過去 12 個月的品質不良記錄
- 任何未解決的 SCAR
§ 04稽核現場執行
開場會議（Opening Meeting）
稽核當天，先與供應商管理層進行 15–30 分鐘的開場會議：
- 介紹稽核團隊
- 確認稽核範圍和流程
- 要求供應商的陪同人員（通常是品保主管 + 相關部門主管）
- 確認本次稽核的輸出形式（即時反饋 vs 書面報告後）
現場觀察要點
進入生產現場時，除了按清單逐一確認，也要注意整體環境：
5S 狀態：工作環境整齊整潔通常對應著有紀律的管理文化；雜亂的現場往往是其他問題的前兆。
員工的實際行為：書面 SOP 規定了正確操作，但員工實際是否按照執行？若有差異，問「為什麼」。
設備狀態：
- 設備是否有定期維護記錄
- 關鍵治具/量具是否有校驗記錄
- 停機設備是否有清楚的狀態標示
物料管控：
- 原材料是否有進料合格標示
- 不合格品是否有明確隔離
- 有效期限管理（如有適用）
記錄的真實性：記錄是否顯示「太整齊」——若一份生產日誌上的數字看起來像是事後補填的（字跡一致、間距等距），這是一個警示信號。
現場發現的記錄
邊稽核邊記錄，不要依靠記憶：
- 觀察項的描述（盡量客觀，避免主觀判斷語言）
- 不符合項的具體證據（文件編號、記錄截圖、數量等）
- 良好做法（值得記錄的優秀管理實踐，不只記問題）
§ 05不符合項的分類
稽核發現的問題，按照嚴重程度分類：
嚴重不符合（Major NC）：
- 系統性缺失，可能導致大量不合格品流出
- 嚴重違反客戶要求的條款
- 同一問題已在前次稽核標記，未見改善
- 處置要求：供應商需提交即時圍堵行動 + 根本原因分析，在 10 個工作天內提交改善計畫
輕微不符合（Minor NC）：
- 個別文件缺失或記錄不完整
- 偶發的操作偏差，但有管控機制
- 處置要求：供應商在 30 天內提交改善計畫
觀察項（Observation）：
- 未達不符合標準，但存在風險或改善空間
- 處置要求：供應商可自行評估是否改善，稽核方下次複查時觀察
§ 06結案會議與報告
結案會議：稽核結束前，與供應商主管進行 30–60 分鐘的結案會議，口頭說明主要發現。
目的：
- 確認稽核發現的事實（避免後來的文字爭議）
- 感謝供應商的配合
- 說明後續步驟（報告時間、改善計畫提交期限）
稽核報告的基本結構：
- 稽核摘要（供應商基本資訊、稽核日期、參與人員、稽核範圍）
- 總體評估（一句話結論）
- 不符合項清單（嚴重 NC + 輕微 NC，每項附描述和要求）
- 觀察項清單
- 良好實踐（正面觀察，增加報告的平衡性）
- 後續行動和時間表
§ 07稽核後的追蹤
稽核報告發出後，設定追蹤提醒：
- 嚴重 NC：10 工作天後追蹤改善計畫提交
- 輕微 NC：30 天後追蹤改善計畫提交
- 改善措施：約定的完成日期後追蹤實際執行情況
- 下次稽核：根據本次結果調整下次稽核計畫（若發現重大問題，縮短下次稽核週期）
若供應商未在期限內提交改善計畫或未執行改善：升級處理，考慮列入觀察名單或提高進料檢驗頻率。
§ 08馬佩萊觀點
稽核的品質，很大一部分取決於誰去稽核，而不是清單寫得多完整。一個不懂對方製程的稽核員，只能逐項核對文件在不在、記錄有沒有簽名，供應商很快就會摸清楚該準備什麼。真正有用的發現，往往來自追問：這個參數為什麼設在這裡？超出範圍時現場誰有權停機？這類問題需要稽核員事先花時間了解對方的製程，而不是到了現場才第一次看到。
我也會留意判定標準的一致性。中小企業常是誰有空就誰去，同一家廠商今年被判嚴重不符合的事項，換個人去可能只記成觀察項。標準一飄移，稽核結果就無法跨年度比較，供應商也會覺得分數取決於來的是誰，而不是自己做得怎麼樣。比較務實的做法是讓固定的少數人負責關鍵供應商的稽核，並在發出報告前，一起核對不符合項的判定是否站得住腳。