什麼是 RFI？
RFI（Request for Information，資格預審詢問書）是採購方在正式詢價之前，向多家潛在供應商發出的資訊收集文件。目的是初步了解市場上有哪些供應商具備提供特定產品或服務的能力，以便篩選出值得進一步詢價的候選廠商。
RFI 本身不構成採購承諾，也不要求供應商提供正式報價——它是一個「認識市場、了解供應商」的探索工具。
RFI 與 RFQ 的差異
在採購流程中，RFI 和 RFQ（詢價單）分別代表不同的採購階段：
| 項目 | RFI | RFQ |
|---|---|---|
| 採購階段 | 市場探索（更早期） | 正式詢價 |
| 目的 | 了解供應商能力、市場概況 | 獲取具體報價 |
| 要求供應商提供 | 公司介紹、能力說明、案例 | 明確的項目報價 |
| 法律約束力 | 無 | 報價通常有時效內的約束力 |
| 回應深度 | 較淺（定性描述為主） | 較深（量化報價） |
簡單說：RFI → 篩選供應商候選名單 → RFQ → 選定供應商。
RFI 的典型內容
一份 RFI 文件通常包含：
採購方說明
- 公司簡介
- 此次採購的背景和大致需求說明（不需精確規格）
- 預計採購時程
希望供應商提供的資訊
- 公司基本資料（成立年份、規模、主要市場）
- 相關產品或服務的能力說明
- 過去服務類似需求的客戶案例（可匿名）
- 品質認證和資質
- 初步的費用架構（不需精確報價，了解大概量級即可）
回覆要求
- 回覆截止日期
- 聯絡方式
- 聲明：RFI 回覆不代表採購承諾
適合使用 RFI 的場景
RFI 特別適合以下情況：
- 首次採購新品類：採購方對市場供應商全然陌生，需要先做市場調研
- 採購金額大、風險高：在正式詢價前需要確認哪些供應商具備承接能力
- 需求尚未確定：採購方還在評估需求規格，需要透過 RFI 收集市場可行性資訊
- 縮短後續詢價名單：市場上有大量潛在供應商，需要先篩選再精準詢價
RFI 的注意事項
對採購方：
- RFI 雖無法律約束力，但多次發出後不跟進，可能損傷企業在供應商社群的聲譽
- RFI 的問題設計要有針對性，避免過度廣泛導致收到的資訊難以比較
- 收到 RFI 回覆後應給予供應商基本回饋（即使不進入下一階段）
對供應商：
- 認真對待每一份 RFI——這是建立採購方初步印象的機會
- 回覆重點應突出自身與競爭對手的差異化能力，而非僅羅列基本資料
- 了解清楚採購方的需求背景，有針對性地說明自身如何契合
採購流程中的位置
完整的採購流程通常為：
市場調研 → RFI（供應商篩選）→ RFQ（正式詢價）→ 報價評估 → 供應商選定 → 合約簽訂
並非所有採購都需要 RFI——對於已有合格供應商名錄（AVL）的標準品採購，通常直接跳到 RFQ 階段。