這篇筆記整理的是我在做年度採購回顧時用的框架——不是理論，是實際操作時問自己的問題和衡量的項目。適合採購主管或採購負責人在每年年底或新年初花半天到一天時間做的自我檢討。
目標是找出今年哪些地方做好了、哪些地方有缺口，以及明年應該把精力放在哪裡。不需要完美的數據，但要有足夠的誠實。
七個檢討維度
第一維度：成本績效
核心問題：今年的採購成本表現，對得起投入的資源嗎？
具體評估項目：
- 年度節省目標 vs 實際達成（如果有設定目標的話）
- 各主要品類的單價趨勢：比去年漲了還是跌了？原因是市場因素還是談判結果？
- 有哪幾個品項取得了明顯的成本改善？是怎麼做到的？
- 有哪幾個品項成本升高，但沒有對應的採購行動？原因是什麼？
- 今年有沒有利用量整合、合約鎖定、或替代品開發降低成本？
簡易評分（1–5）：
| 評估項目 | 得分 | 備注 |
|---|---|---|
| 成本節省目標達成率 | — | |
| 對主要品類價格趨勢的掌握度 | — | |
| 主動採購行動的頻率與品質 | — |
評分說明：5 = 明顯優於預期 / 4 = 符合預期 / 3 = 大致可接受但有改進空間 / 2 = 低於期望 / 1 = 嚴重不足需立即改善
第二維度：供應績效
核心問題：供應商有沒有按承諾交貨？品質有沒有達標？
具體評估項目：
- 主要供應商的交期達成率（OTIF：On Time In Full）
- 今年進料不合格率趨勢（比去年好還是壞？哪些供應商問題較多？）
- 今年有沒有因供應中斷影響到生產或出貨？影響規模？
- 供應中斷的根本原因：是供應商問題、還是採購計畫問題（過短的前置通知、不合理的插單）？
- 表現最差的前三名供應商是哪些？今年有沒有採取改善行動？
簡易評分（1–5）：
| 評估項目 | 得分 | 備注 |
|---|---|---|
| 整體交期達成率 | — | |
| 品質合格率趨勢 | — | |
| 供應中斷的頻率與影響 | — |
第三維度：風險狀況更新
核心問題：我們的供應鏈今年比去年更脆弱，還是更穩健？
具體評估項目：
- 單一來源供應商清單：今年有沒有減少？有沒有增加？對每一個單一來源，現在有沒有緊急備援方案？
- 供應商集中度：前三大供應商佔總採購金額的比例是多少？有沒有偏高？
- 有沒有進行過關鍵供應商的財務健康評估？有沒有發現警訊？
- 今年有沒有發生過意料之外的供應商問題（停工、品質系統崩潰、財務困難的跡象）？
- 地理集中風險：我們的關鍵物料有沒有過度集中在單一地區或國家？
簡易評分（1–5）：
| 評估項目 | 得分 | 備注 |
|---|---|---|
| 單一來源暴露程度（越低越好） | — | |
| 備援供應商覆蓋率 | — | |
| 供應商財務健康掌握度 | — |
第四維度：流程效率
核心問題：採購流程有沒有在不必要的地方消耗資源？
具體評估項目：
- 採購單（PO）平均從申請到發出的時間（PO Cycle Time）
- 合約覆蓋率：主要採購有多少比例是在有效合約框架下進行，而不是每次現買？
- 尾端採購（Tail Spend）：金額小但筆數多的採購，佔了多少管理資源？有沒有整合的空間？
- 緊急採購的比率：緊急採購佔總採購筆數的比例是多少？比率高不高？原因是採購計畫問題還是業務特性？
- 有沒有明顯的流程瓶頸（某個核准關卡特別慢、某類採購特別難處理）？
簡易評分（1–5）：
| 評估項目 | 得分 | 備注 |
|---|---|---|
| PO 處理效率 | — | |
| 合約覆蓋率 | — | |
| 緊急採購比率（越低越好） | — |
第五維度：供應商關係
核心問題：今年的供應商關係，哪些在往好的方向走，哪些在惡化？
具體評估項目：
- 哪幾家供應商今年的配合度明顯提升？（及時交貨、主動告知問題、願意支援急單）
- 哪幾家供應商今年的關係有惡化跡象？（服務態度轉差、拖延回應、不願意協商）
- 今年有沒有投資在供應商關係的提升：廠商拜訪、定期績效溝通、年終回顧會議？
- 計畫在明年深化合作的供應商有哪些？理由是什麼？
- 計畫在明年逐步替換的供應商有哪些？替換計畫和時間線？
這個維度沒有標準化評分，更適合以敘述式記錄，讓下一年有具體的行動依據。
第六維度：能力缺口
核心問題：今年是什麼限制了採購的表現？人、工具、還是知識？
具體評估項目：
- 今年有沒有因為缺乏某項分析能力（如成本分析、財務評估、合約談判）而做出比較差的決策？
- 採購資訊的可用性：你能取得決策所需的資料嗎？（市場行情、供應商資訊、歷史採購數據）
- 工具缺口：有沒有因為缺乏系統或工具（ERP、合約管理、詢報價管理）而造成效率損失？
- 人力缺口：目前的採購人員配置，能否支撐公司業務發展的需求？
這個維度的誠實程度，直接決定能力提升的速度。過去一年因為「不知道怎麼做」或「沒有工具支援」而讓步的情況，是明年要優先解決的。
簡易評分（1–5）：
| 評估項目 | 得分 | 備注 |
|---|---|---|
| 採購分析能力 | — | |
| 資訊可用性 | — | |
| 工具支援充分度 | — |
第七維度：明年優先事項
核心問題：根據上面六個維度的評估，明年最重要的 3–5 件事是什麼？
這不是一份願望清單，而是有優先順序的行動計畫。篩選標準：
- 影響最大的缺口：哪個維度的問題，對採購整體效能的影響最大？
- 可行性：在現有資源和組織約束下，哪些改善是今年能真正推動的？
- 時間敏感性：有沒有必須在某個時間點前處理的問題（合約到期、供應商替換窗口）？
典型的明年優先事項格式：
| 優先事項 | 目標 | 負責人 | Q1 行動 |
|---|---|---|---|
| 1. | |||
| 2. | |||
| 3. |
如何使用這個框架
這份框架最好在有充足資料的情況下進行，但不要等到所有數據都完美才開始。有七、八成的資料，配合對現況的直觀判斷，通常已足夠得出有意義的結論。
理想的執行方式：採購主管先自行填寫一個初稿，然後與主要的採購團隊成員（如果有的話）以及業務或生產的內部客戶開一個半小時的溝通，聽他們對採購的觀感，再修訂。
年度回顧不只是為了填一份報告，而是為了回答一個問題：「如果我能讓今年的採購團隊重做一年，我會優先改變什麼？」答案通常就是明年最值得投入的地方。