本文重點
- 支出分析的核心價值
- 步驟一：匯出原始數據
- 步驟二：數據清洗（最花時間的關鍵步驟）
§ 01支出分析的核心價值
採購主管在面對「你們今年有哪些降本空間？」這個問題時，如果無法快速指出具體品類、金額和供應商，等同於在沒有地圖的情況下作戰。
支出分析（Spend Analysis）就是那張採購地圖。它告訴你：
- 錢花在哪裡（品類分布）
- 花給了誰（供應商集中度）
- 哪些地方有潛力（機會識別）
本文聚焦在中小企業最實用的 Excel 實作方法，不需要昂貴的 BI 軟體或 ERP 模組。
§ 02步驟一：匯出原始數據
數據來源清單
盡可能收集以下來源的採購支出數據：
必要來源
- 財務軟體的應付帳款明細（依廠商、日期、金額）
- 採購訂單記錄（如有 ERP 或採購系統）
補充來源
- 公司信用卡帳單（常見的「影子採購」）
- 員工費用報銷中的直接採購項目
- 長期服務合約的定期付款記錄
目標期間：建議至少分析過去 12 個月，理想為 24 個月（可識別趨勢與季節性）。
數據欄位要求
每一筆交易記錄至少需要：
- 交易日期
- 供應商名稱
- 品項描述
- 金額（統一幣別）
- 採購部門 / 成本中心（如有）
§ 03步驟二：數據清洗（最花時間的關鍵步驟）
原始財務數據通常有以下問題，需要手動或半自動處理：
問題一：同一供應商多種名稱
同一家廠商可能以不同方式記錄：「台灣電子股份有限公司」、「台灣電子」、「TWElectronics」、「台電子(股)」。
解法：建立「供應商標準名稱對照表」，用 Excel VLOOKUP 或 XLOOKUP 統一替換。
問題二：品項描述不一致
「螺絲 M8×20」、「M8 螺絲 20mm」、「六角螺栓 M8」可能是同一品項。
解法：這一步需要採購人員的專業判斷，機械化處理難度高。建議先按金額優先，處理前 80% 金額的品項即可。
問題三：非採購性支出混入
薪資、稅款、銀行手續費等不應納入採購支出分析範圍。
解法：依會計科目代碼篩選，只保留「材料費」、「外包服務費」、「設備採購」等相關科目。
§ 04步驟三：品類分類
這是支出分析的核心工作，也是最需要採購專業判斷的環節。
建立兩層分類體系
一級品類（8-12 個）
| 一級品類 | 說明 |
|---|---|
| 直接材料 | 進入產品的原料與零件 |
| 間接材料 | 不進入產品的耗材（潤滑油、手套、標籤紙） |
| 生產設備 | 機台、模具、治具採購 |
| IT 與軟體 | 電腦、伺服器、軟體授權 |
| 物流運輸 | 貨運、倉儲、快遞 |
| 設施維護 | 廠房、水電、清潔外包 |
| 專業服務 | 顧問、法律、會計、稽核 |
| 行銷費用 | 廣告、展覽、印刷品 |
| 差旅費用 | 機票、住宿、餐費 |
二級品類（在一級之下細分）
例如「直接材料」下可再分：電子零件、機械零件、化工原料、包裝材料…
Excel 分類技巧
- 在原始數據旁增加「一級品類」和「二級品類」兩欄
- 先用關鍵字過濾快速批量分類（例如：品項描述含「螺絲」「螺栓」→ 機械零件）
- 剩餘未分類項目手動逐一歸類
- 完成後轉入樞紐分析表進行統計
§ 05步驟四：建立 Excel 樞紐分析表
數據清洗與分類完成後，用樞紐分析表（Pivot Table）快速生成所需視圖：
必要視圖一：品類金額排行
- 行：一級品類 / 二級品類
- 值：採購金額（加總）、佔比（%）、供應商數量（計數）
解讀重點：哪 3–4 個品類佔了總支出的 60% 以上？
必要視圖二：供應商金額排行（Top 20）
- 行：供應商標準名稱
- 值：年採購金額、佔總採購金額百分比、交易次數
解讀重點：前 20 名供應商佔總金額比例？是否有金額大但只有一家來源的供應商？
必要視圖三：品類 × 供應商交叉表
- 行：二級品類
- 列：前 10 大供應商
- 值：採購金額
解讀重點：哪些品類由單一供應商壟斷？哪些品類有多家供應商可競爭？
必要視圖四：月度趨勢
- 行：月份
- 值：總採購金額（可按品類細分）
解讀重點：是否有明顯的季節性高峰？高峰期的緊急採購是否導致更高成本？
§ 06步驟五：機會識別與優先排序
完成數據視覺化後，系統性尋找以下機會：
機會類型一：整合機會
識別方式：相同品項由多個部門分散採購的品類，各自訂單量小。
行動：整合需求，統一採購，以量換價。
機會類型二：競標機會
識別方式：金額大、市場競爭充分，但長期未重新詢價的品類（超過 18 個月未競標）。
行動：安排公開競標或三家以上比價。
機會類型三：供應商整合機會
識別方式：同一品類有 5 家以上供應商，但各家採購量都很小。
行動：評估是否可整合為 2–3 家主要供應商，提升每家的訂單量以獲取更好條件。
機會類型四：規格標準化機會
識別方式：類似功能的品項有多種規格並存（例如：相近尺寸的螺絲有 6 種規格）。
行動：與工程部門協作，在不影響功能的前提下合併規格。
§ 07機會清單範本
完成分析後，建立一份「降本機會清單」，每個機會包含：
| 欄位 | 說明 |
|---|---|
| 品類 | 二級品類名稱 |
| 現況支出 | 年採購金額 |
| 降本槓桿 | 競標 / 整合 / 規格標準化 / 框架合約 |
| 估計降本潛力 | 金額或百分比（保守估計） |
| 執行難度 | 高 / 中 / 低 |
| 優先順序 | 高 / 中 / 低（依金額 × 難度評分） |
| 負責人 | 採購人員姓名 |
| 目標完成日 | — |
§ 08常見問題
Q：我們公司規模小，只有幾百萬的採購支出，有必要做支出分析嗎？
完全有必要。採購規模越小，每一筆支出的佔比越高，支出分析幫你識別的節省金額相對影響越大。小公司的支出分析可以一個下午完成——不需要精細到大企業的程度，大方向對了就有價值。
Q：數據品質很差怎麼辦？
完美的數據永遠等不到。建議採用「80/20 原則」：只要能覆蓋前 80% 採購金額的數據品質達到可接受水準，就可以開始分析。剩下 20% 的長尾支出分析價值有限，可以之後再完善。
Q：多久做一次支出分析？
至少每年一次（年底前完成，為下年度採購策略提供依據）。如果公司採購規模快速增長或品類結構變化大，建議每半年一次。
§ 09馬佩萊觀點
第一次做支出分析，結果往往會照出很多人的習慣：某個部門長期向熟識的店家買、某筆服務合約早就沒人用卻還在付、某類品項每次都是急單。數字攤開的那一刻，很容易變成追究責任的場合，而一旦大家覺得分析是在抓人，下一次的資料就會開始被整理過。我的建議是，第一次的結果先和相關部門主管私下看過，讓他們有機會說明背景，再帶到管理層討論。把焦點放在制度哪裡需要改，而不是誰做錯了，分析才能年年做下去。
我也會從供應商的角度，再看一次同一張排行表：你花最多錢的廠商，你在他的營收裡占多少？有些廠商你占的比重很高，說話自然有分量；有些廠商你只是眾多小客戶之一，就算金額排在你的前幾名，也很難要求對方配合。同樣是大額支出，策略卻完全不同：前者適合談長期合作與共同改善，後者則要先想清楚，對方不重視你的時候該怎麼辦。
§ 10小結
支出分析的價值不在於一份漂亮的報告，而在於它驅動的行動——具體的競標計畫、整合決策、規格標準化項目。把採購支出分析變成年度例行工作，是採購部門從「執行者」進化為「策略夥伴」的重要第一步。