§ 01什麼是間接採購
間接採購（Indirect Procurement），又稱非生產性採購，是指所有不直接進入最終產品的採購支出。
直接採購採購的是原料、零件、半成品——可以在產品物料清單（BOM）上找到的東西，採購後直接影響生產成本和產品品質。
間接採購採購的則是維持企業日常運作所需的一切：
- MRO（Maintenance, Repair, Operations）： 機器維修零件、潤滑劑、工具、安全防護設備、清潔用品
- 辦公耗材與設備： 紙張、文具、影印機、辦公家具
- IT 硬體與軟體： 電腦、伺服器、雲端訂閱、商業軟體授權
- 設施管理： 水電、廠房維護、清潔外包、廢棄物處理
- 專業服務： 法律、會計、顧問、驗廠、認證
- 差旅與交通： 員工出差機票、住宿、交通費
- 行銷與銷售支援： 展覽費用、印刷品、廣告
- 公共事業： 電力、瓦斯、水費（若可議價）
這個清單範圍廣泛，共同特徵是：每筆採購金額通常不大，但加總起來相當可觀。
間接採購主要品類與管理重點
| 品類 | 典型範例 | 管理重點 | 常見浪費來源 |
|---|---|---|---|
| MRO | 維修零件、工具、耗材 | 庫存控制、合格廠商名冊 | 各部門自備導致重複庫存 |
| 辦公耗材與設備 | 文具、印表機、辦公家具 | 集中採購、年度合約 | 分散採購失去量折優惠 |
| IT 硬體與軟體 | 電腦、雲端訂閱、授權 | 資產管理、授權合規 | 訂閱未追蹤導致重複付費 |
| 設施管理服務 | 清潔、保全、廠房維護 | SLA 設定、績效追蹤 | 合約到期未重評，服務品質衰退 |
| 專業服務 | 法律、會計、顧問 | 範疇確認、里程碑付款 | 範疇蔓延（Scope Creep）導致超支 |
§ 02間接採購在台灣製造業的現況
間接採購通常佔企業總採購支出的 20–40%，具體比例因產業和公司規模而異。
台灣製造業中小企業的典型間接採購現況：
- 沒有專責採購人員管理： 間接採購分散在各部門，由行政人員、廠務人員、各部門主管自行處理，採購部門（如果有的話）只管直接物料
- 沒有系統性的供應商管理： 每個部門各自有慣用供應商，整個公司可能有數百個間接採購供應商，但沒有人知道全貌
- 缺乏合約保護： 大部分間接採購是口頭或電話交易，沒有書面合約，價格每次都可能不同
- 支出不透明： 費用散落在不同的會計科目（雜費、行政費、維修費），難以彙整出間接採購的整體規模
- 被視為行政工作，不是採購工作： 沒有人把這些支出當成可以優化的採購機會，也沒有人負責
這種狀況的結果是：大量的隱性浪費在日積月累——重複採購同類物品卻分別向不同供應商採購、支付市場最高價格（因為沒有談判、沒有比較）、持有不必要的存貨（各部門各自備料「以防萬一」）。
§ 03間接採購管理的四個核心挑戰
挑戰一：交易量大、個別金額小，帕累托原則倒置
直接採購往往符合帕累托法則：少數大額採購佔大部分支出。間接採購正好相反：很多小額採購分散在各處，每一筆都不值得花大量時間管理，但全部加總後金額可觀。
這造成一個管理困境：逐筆管理不划算，但完全放任又浪費。解決方法是建立流程機制（目錄採購、P 卡、簡化審核），降低每筆交易的行政成本，而不是增加人工管理投入。
挑戰二：多個內部使用者，各有偏好
間接採購的「客戶」是各個部門和員工，他們有自己的品牌偏好、習慣的供應商，以及「這個牌子用起來才順手」的主觀判斷。推動標準化必然遭遇抵抗。
採購部門需要在「提供合理選擇」和「強制統一」之間找到平衡，否則部門會繞過採購自行購買，管控形同虛設。
挑戰三：採購分散化——每個部門都在買
當採購分散在各部門，每個部門分別與多個供應商交易，整體採購規模就被切碎了，失去了集中議價的能力。一家採購辦公耗材年消耗 NT$ 300 萬的公司，如果集中採購，足以獲得顯著的數量折扣；但如果分散在 15 個部門、30 個供應商，每筆交易都在零售價格下進行。
挑戰四：目錄採購與非目錄採購的混合
部分間接採購品項可以標準化並建立目錄（辦公用品、標準 MRO 耗材）；另一部分天生需要客製和市場詢價（法律服務、特定工程採購）。管理框架必須能同時處理這兩類需求，而不是一刀切地套用同一套流程。
§ 04間接採購治理框架
建立有效的間接採購管理，通常需要分四個層面部署：
1. 支出可視性（Spend Visibility）
先看清楚在花什麼，才能管理。
整合多個資金流出的來源：
- 應付帳款（AP）系統的廠商付款記錄
- 公司信用卡（P 卡）的刷卡記錄
- 員工費用報告（報帳）
- 現金支付（如有）
將所有支出按類別歸類（建議設定 10–15 個間接採購類別），分析各類別的年度支出金額和供應商集中度。
關鍵分析問題：
- 各類別有幾個供應商？（供應商數量過多 = 有整合機會）
- 有多少支出是在沒有合約的情況下發生的？（無合約採購 = 計價缺乏保護）
- 誰在採購？哪些部門的採購支出比例最高？
2. 類別結構（Category Structure）
將間接採購支出組織成有意義的類別，每個類別指定一個管理責任人（category owner）。建議的類別架構：
- MRO（維修維護作業耗材）
- 辦公用品與設備
- IT 硬體
- IT 軟體與訂閱
- 設施維護與工程服務
- 公共事業
- 差旅與交通
- 專業服務（法律、顧問、認證）
- 廣告行銷
- 其他
3. 採購政策與合規（Policy & Compliance）
明確規定：
- 誰可以採購什麼： 各職級的採購授權金額上限
- 透過哪個渠道採購： 優先供應商目錄、P 卡、採購申請單
- 什麼情況需要競標： 超過特定金額的採購需要取得至少三個報價
政策的設計要現實可行。過於嚴格的政策（例如所有採購都需要三個報價）會造成流程堵塞，導致部門繞過規定自行採購。
4. 優先供應商計劃（Preferred Supplier Program）
針對主要間接採購類別，透過競爭性比較選定優先供應商，簽署年度框架合約，鎖定議定的價格和條款。
優先供應商計劃的目標：
- 減少每個類別的供應商數量（提高集中度，增加議價力）
- 確保採購在合約保護下進行
- 簡化員工的採購行為（直接向優先供應商目錄採購，不需每次詢價）
§ 05快速見效的改善行動
間接採購的改善可以分階段推進，以下是通常能在 3–6 個月內見效的快速行動：
辦公用品整合 選定一家辦公耗材供應商，談定目錄定價（要求相比市售定價的折扣），設立線上或紙本採購目錄，要求所有部門透過指定供應商採購。這一個動作通常可以降低辦公用品支出 10–20%，同時減少供應商管理的行政負擔。
電信費用審計 清查公司所有的行動電話門號、固網線路、寬頻合約。找出：已離職員工仍在付費的門號、使用率極低但持續付費的線路、合約到期但沒有重新談判的方案。電信審計通常能找到 5–15% 的節省空間。
軟體訂閱盤點 雲端軟體訂閱容易在不知不覺中累積。統計公司付費訂閱的所有軟體（包括個別部門自行訂閱的），評估使用率，取消重疊或低使用率的訂閱。
MRO 供應商整合 MRO 品項雜且量大，詳細的管理方法見下方相關文章。
§ 06間接採購改善的預期效益
系統性改善間接採購的一般效益範圍：
- 支出可視性建立後： 通常在支出中找到 5–10% 的「不必要採購」（重複訂購、無人使用的服務）
- 供應商整合與合約重談： 每個類別可降低 5–15% 的採購成本
- 流程效率提升： 目錄採購和 P 卡可降低採購行政成本，讓採購人員有更多時間處理策略性工作
- 整體： 在可改善的間接採購支出中，第一年改善 8–15% 是常見的可達目標
效益高低取決於改善前管理有多混亂——管理越鬆散、起點越差，改善空間越大。
§ 07變革管理：不要讓間接採購改善變成部門間的政治戰
間接採購改善的最大阻力，往往不是技術問題，而是人的問題。
各部門主管習慣自己決定向誰採購什麼，他們可能把採購集中化視為「上面在管我的細節」或「採購部門在剝奪我的自主權」。
成功推動改善的關鍵是重新定位採購角色：不是來控制部門，而是來提供更好的服務——更低的價格、更簡單的採購流程、更少的行政負擔。
讓部門感受到改善帶來的好處（更快的採購流程、確定的供應、更少的詢價工作），比強制執行政策更有效。先在支持的部門建立成功案例，再逐步推廣。
§ 08馬佩萊觀點
間接採購在中小企業被忽略，一般的解釋是「金額小」。我認為真正的原因是它沒有主人：辦公用品歸總務、軟體歸資訊、維修備品歸廠務，每個部門只看到自己那一小塊，加起來卻沒有人負責。沒有主人的支出，不會有人去比價，也不會有人發現同一種東西被三個單位用三種價格買進來。
如果要選一個品類開始，我會建議從軟體訂閱下手，而不是最常被提到的辦公用品。辦公用品一動就碰到每個部門的使用習慣，阻力大、省下的錢卻不多；軟體訂閱則是按月自動扣款、到期自動續約，很多帳號早就沒人在用卻還在付錢。把公司所有訂閱列成一張表，標上負責人和到期日，通常就能找出幾筆可以直接停掉的支出。第一個品類要的不是省最多，而是讓大家看到：有人管，錢就會回來。